Конференц-зал за 5 шагов. Шаг 1 - всегда думайте о своей аудитории

Совместная работа в переговорных комнатах и конференц-залах стала неотъемлемой частью производственного процесса современных компаний.

В среднем каждый сотрудник работает в конференц-залах 5 часов в неделю, участвуя во встречах, совещаниях и заседаниях, а 4 часа в неделю готовится к этим мероприятиям.

Нравится нам это или нет, но встречи играют важную роль в повседневной работе организаций и в общем успехе компаний.

В этой серии статей мы расскажем о пяти основных шагах по созданию помещения для комфортной совместной работы.

Мы должны помнить, что дизайн и особенности этих помещений напрямую влияют на качество совещания, уровень взаимопонимания и раскрытие творческих способностей участников собрания.

Предоставление сотрудникам или потенциальным клиентам комфортного пространства для встреч, оснащенного необходимым оборудованием, - важный шаг на пути вашей компании к успеху.

Итак, давайте начнем.

Всегда думайте о своей аудитории

В начале творческой задачи по созданию переговорной комнаты помните самое главное - для кого вы строите эту комнату: для каждого типа совещания нужен свой тип помещения.

Всего существует 4 типа переговорных комнат, отличающихся в основном по размеру, в зависимости от количества людей, участвующих в собрании, и оборудования, необходимого для взаимодействия с присутствующими и удаленными собеседниками.

1. Фокус-комната

Данное помещение – самое маленькое из всех переговорных комнат. Помните, что фокус-комната создается только для одного человека.

Если вы не хотите, чтобы каждый новый пользователь фокус-комнаты звонил в IT-отдел, создайте там комфортное рабочее место и установите максимально простое в использовании оборудование.

Например, портативная USB-камера с поддержкой стороннего программного обеспечения для видеоконференцсвязи может быть оптимальным выбором.

2. Переговорная комната

Переговорные комнаты предназначены для групп от 3 до 4 человек и предоставляют пространство для мозгового штурма, видеоконференций или творческих мероприятий.

Данный тип помещений очень популярен. Чувство уединения позволяет небольшим группам, работающим в переговорных комнатах, свободно обсуждать новые идеи без того стеснения, которое можно было бы почувствовать в конференц-залах больших размеров.

3. Конференц-зал

Теперь поговорим о конференц-залах малого и среднего размеров, где проводятся более масштабные встречи команды или деловые дискуссии с клиентами.

При проектировании таких конференц-залов помните о показе своего бренда: в таких помещениях можно проводить встречи с гостями и клиентами, которые могли бы идентифицировать себя с вашей компанией и иметь общее представление о вашей культуре.

4. Большой конференц-зал

Наконец, есть большие конференц-залы, используемые для самых крупных совещаний и чаще всего ассоциирующиеся с презентациями для клиентов или встречами в масштабах всей компании.

Именно здесь есть полная свобода действия для брендирования пространства. Убедитесь, что любой, кто входит в ваш конференц-зал, понимает, что это – конференц-зал именно вашей компании.

Что касается технологического оснащения, удостоверьтесь, что у вас есть мощное оборудование для видеоконференцсвязи для многоточечного подключения, чтобы команды со всего мира могли участвовать в ваших собраниях.

Кроме того, рассмотрите возможность использования PTZ-камер или камер с функциями слежения, чтобы докладчики всегда были в центре внимания.

Позаботьтесь также, чтобы любая презентация могла быть записана и предоставлена любому, кто не смог присутствовать.

Помните

Ваша комната для переговоров должна соответствовать потребностям людей, которые будут ее использовать

Каждый из выбранных вами типов помещения играет различную роль на пути вашей команды к успеху. Поэтому прежде чем вы приготовитесь выбрать суперкрутой стол, убедитесь, что именно он лучше всех соответствует назначению данной комнаты.